2016年7月23日土曜日

【海外研修の準備8】海外でのクレームの伝え方

祝 二重課金の取り消し


ギリシャの宿泊先からの二重課金、流れはこんな感じでした。

 1. 施設の予約をした際の確定メールの日付:25 April 2016
 2. 1度目の引き落としがあった日付:25 April 2016
 3. クレジットカード情報の変更信した日付:9 July 2016
 4. 新しいクレジットカード番号より引き落としがあった日付:13 July 2016

現地での身分証明にクレジットカードで本人確認する可能性が考えられたため、念のためクレジットカード番号を変更したところ、多分勘違いで課金されたっぽい。しかも宿泊先は、「4月の課金が確認できない」とのことだったので、クレジットカードの明細や引き落とし確認メールなどをbooking.comにお渡しし、連絡してもらっていた。

海外でトラブルがあると日本の何倍も時間がかかるから念には念を入れて確認作業しないと、自分に落ち度はなくとも、あっという間に自分が不利になるので注意が必要。今回は、booking.comのカスタマーサービス(日本語対応)だったので直接のやりとりはしていないものの、相手は、その「海外」とやりとりをしていただいているので、できるだけ感情を抑えて事実を伝えるようにしました。

ですので、先日のtripstaの件も含めて言えるのは、海外とのやりとりでは、まず「感情的になるのをやめる」ということ。

もちろん、国や人によっても違うと思うのでその場その場で判断していくことは大事ですが、
「何なんですか?」とか「ありえないんですけど」のような感情的なクレームでは取り合ってくれません。
自分も疲れるし、相手に伝わらないし時間の無駄になってしまいます。
あくまで、なぜ、どういう理由で不快な思いをしているのか、事実を淡々と且つ理路整然と述べた上で主張しましょう。

メールでのやりとりなら箇条書きにするなどして整理すると良いです。下手に長い文章を書いてしまうとわかりづらいので、「短く簡潔」が基本です。また、メールでやりとりすることによって記録として残すこともできます。人生が会社中心に回っている私たちには理解が難しいかと思いますが、旅行先では、言ったことも10秒後には「言ってない」に変わる人たちもたくさんいますので、「証拠」をきちんと残しておくことが大切です。

メールでなく、言葉で伝えるのは確かに難易度が高いけど、そんなときはまず紙に書き出してみましょう。重要なポイントをあらかじめ書き出しておくのは不可能なことではないはず。あとは、例えばホテルなら内線でなく直接伝えることをオススメします。表情など言葉以外で伝わることが思いの外多いです。

(どうしても解決しなけれならない重要なことはきちんと主張するとして、)
あとは、そこまで重要じゃない場合は、、

諦めて、切り替えて目の前のことを楽しむ

という精神のタフさを養われると良いと思います。

これ、海外で旅行するのも生活するのにも重要なんです。



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